/ OFFERTE-INBOX/ COMPLEETHEIDSCONTROLE/ AKKOORD VAN DE REVIEWER

Microsoft 365
Google Workspace
HubSpot
Pipedrive
Exact Online
AFAS

Voorbeelden van veelgebruikte systemen. Of en hoe we koppelen hangt af van uw toegang, beschikbare API's of exports en uw beveiligingseisen.

Het werk vóór pricing begint

Ontbrekende gegevensBijlagen nakijkenOnduidelijk wie het oppaktTegenstrijdige gegevensTrage overdracht

De aanvraag structureren, uitzonderingen zichtbaar maken en een controleerbare interne overdracht naar pricing voorbereiden.

Er wordt niets in productie gebouwd voordat het huidige proces, de testdata, de reviewer en de acceptatiecriteria zijn afgesproken.

Nulmeting van de huidige intakeWe nemen historische aanvragen door en leggen samen de verplichte velden, risico's, toewijzingsregels en testgevallen vast die de nulmeting vormen.
PILOTFASE 0130–100 AANVRAGEN
BEWIJSHistorische aanvragenE-mail · PDF · Excel
VASTLEGGENVelden, risico's en regelsAfgestemd met reviewer
RESULTAATTestbasisCases + acceptatiecriteria
Nulmeting van de huidige intakeEerst bewijs · 30–100 geanonimiseerde historische aanvragen.

1.Nulmeting van uw huidige intake

We nemen 30–100 geanonimiseerde historische aanvragen door en leggen samen de verplichte velden, risico's, toewijzingsregels en testgevallen vast.

Bouwen en draaien in shadow modeGekopieerde of historische berichten worden gestructureerd, gecontroleerd en naar een controlewachtrij gestuurd, zonder wijzigingen in productie of contact met uw klanten.
PILOTFASE 02GEEN PRODUCTIETOEGANG
INVOERGekopieerde inboxHistorisch of meegelezen
SHADOW MODEStructureren en controlerenNiets naar productie
CONTROLEWachtrij voor reviewerUw reviewer beslist
Niets naar productieGeen klantmails
Bouwen en draaien in shadow modeGecontroleerd leren vóór er toegang tot productie is.

2.Bouwen in shadow mode

We verwerken gekopieerde of historische aanvragen zonder iets in productie weg te schrijven: geen automatische tarieven, geen boekingen, geen klantmails.

Testen, beoordelen en beslissenDe afgesproken testset wordt vergeleken en gecorrigeerd, waarna het draaiboek en een besluit over gecontroleerde uitrol volgen.
PILOTFASE 03VASTE TESTSET
TESTAfgesproken testsetBekende cases + uitzonderingen
BEOORDELINGVergelijken en corrigerenResultaten + correcties
BESLUITDraaiboek + uitrolDoorgaan · Bijstellen · Stoppen
Testen, beoordelen en beslissenOver uitrol praten we pas als het afgesproken bewijs is beoordeeld.

3.Testen, beoordelen en beslissen

We draaien de afgesproken testset, leggen de correcties vast, leveren het draaiboek en bepalen samen of een gecontroleerde uitrol zinvol is.

  • Outlook
  • Gmail
  • Excel
  • Google Sheets
  • Microsoft Teams
  • SharePoint
  • Power BI
  • Exact Online
  • AFAS

De Offerte-Inbox Pilot begint met een gekopieerde of historische inbox en levert het gecontroleerde resultaat in één afgesproken intern systeem of sandbox. Een live koppeling bevestigen we tijdens het inrichten. Uw TMS vervangen valt buiten de scope.

Productnamen en logo's van derden staan hier alleen als voorbeeld. Ze impliceren geen samenwerking, goedkeuring of kant-en-klare koppeling. Wat technisch haalbaar is, bepalen we tijdens de scan.

/ 01

Aanvragen structureren

Zendinggegevens uit één gedeelde offerte-inbox en de bijlagen op een vaste plek zetten.

  • E-MAIL, PDF, WORD EN EXCEL
  • AFGESPROKEN ZENDINGVELDEN
  • HERLEIDBAAR NAAR DE BRON
  • TWIJFELGEVALLEN GEMARKEERD
PILOT SYSTEM01 / 04
EMAILPDFXLSX
EXTRACT + LINKKEEP SOURCE
STRUCTURED REQUESTREADY
ORIGIN
Rotterdam
EML
WEIGHT
840 kg
PDF
READY DATE
Not found
MISSING
E-mail en bijlagen worden omgezet naar een gestructureerde aanvraag die herleidbaar blijft naar de bron.
/ 02

Compleetheid controleren

Ontbrekende, tegenstrijdige en risicogevoelige informatie zichtbaar maken vóór pricing.

  • CONTROLE OP VERPLICHTE VELDEN
  • TEGENSTRIJDIGHEDEN EN DUBBELE AANVRAGEN
  • ADR- EN RISICOMARKERING
  • NOOIT ZELF GEGEVENS INVULLEN
PILOT SYSTEM02 / 04
REQUIRED FIELDS06 CHECKS
  • IncotermFCACOMPLETE
  • Ready date—MISSING
  • DG statusConflictREVIEW
  • CommodityPartsCOMPLETE
REVIEW GATE2 exceptions
Verplichte zendingvelden worden vóór pricing gemarkeerd als compleet, ontbrekend of tegenstrijdig.
/ 03

Controle en toewijzing

Operationele grip houden en tegelijk een duidelijke interne overdracht voorbereiden.

  • VOORGESTELDE INTERNE EIGENAAR
  • CONCEPTVRAGEN, ALLEEN NA AKKOORD
  • TWIJFELGEVALLEN IN EEN WACHTRIJ
  • GEEN AUTOMATISCHE KLANTMAILS
PILOT SYSTEM03 / 04
REVIEW QUEUE02 OPEN
01
Ready date missingClarification required
CHECK
02
DG status conflictReviewer decision
HOLD
APPROVED REQUESTRoad Pricing — West
ASSIGNED
Uitzonderingen komen in een controlewachtrij voordat de aanvraag aan een interne pricing-eigenaar wordt toegewezen.
/ 04

Toetsing en overdracht

De pilot beoordelen met een vaste testset en vastgelegde werkafspraken.

  • HISTORIE VAN AKKOORDEN EN CORRECTIES
  • BESCHERMING TEGEN DUBBELE AANVRAGEN
  • VERGELIJKING MET DE NULMETING
  • VASTGELEGD DRAAIBOEK
PILOT SYSTEM04 / 04
AUDIT TRAIL · QI-024ACTIVE
  1. Source received
  2. Correction recorded
  3. Owner assigned
RUNBOOKDocumented
TEST SETCompared
HANDOVER READY
Een logboek en vastgelegd draaiboek bewaren de correcties, akkoorden en de uiteindelijke overdracht.

De scope is zo gekozen dat we één probleem vóór pricing veilig kunnen testen, voordat een van beide partijen zich vastlegt op een grotere uitrol.

SynlaraVolledig TMS-projectHandmatige intake
OmvangEén inbox en één soort aanvraagBrede systeemimplementatieHet bestaande handwerk
StartpuntHistorische data en shadow modeAfhankelijk van het projectLive operationeel werk
KlantmailsAlleen na akkoord van de reviewerAfhankelijk van de inrichtingHandmatig verstuurd
Tarieven en boekingenNiet inbegrepenSoms inbegrepenHandmatig gedaan
BeoordelingVaste testset en logboekMijlpalen in het programmaMeestal niet gemeten

Zet uw eigen cijfers erin. Dit is een rekensom met uw aannames, geen voorspelling van wat de pilot oplevert.

5UUR PER WEEK
230UUR PER JAAR
€ 10.350PER JAAR AAN INTAKEWERK

Gerekend met 46 werkweken. Ter vergelijking: de pilot kost eenmalig €2.950 excl. btw. De pilot belooft niet dat dit bedrag verdwijnt — hij meet in tien werkdagen hoeveel ervan structureel weg te halen is, vóórdat u aan een uitrol begint.

De eerste opdracht is één offerte-inbox, één team of modaliteit, één reviewer en een afgesproken testset.

Gecontroleerde uitrol

Een apart afgebakende uitrol op basis van de geteste werkwijze, uw beveiligingseisen, koppelingen en afgesproken controles.

Vanaf €7.500

excl. btw · alleen na een geslaagde pilot
  • Productietoegang na akkoord
  • Eigen inloggegevens en data
  • Vastgelegde controlemomenten
  • Optionele support vanaf €350 per maand
  • Model- en hostingkosten apart gefactureerd

De pilot zet aanvragen uit één gedeelde offerte-inbox om in gestructureerde, op compleetheid gecontroleerde en toegewezen interne pricingtaken die uw team kan nalopen.

De eerste pilot is gemaakt voor onafhankelijke Nederlandse expediteurs met ongeveer 8 tot 60 medewerkers en minstens 15 relevante offerteaanvragen per week, of zo'n vijf uur handmatig intakewerk.

Nee. De pilot is een gecontroleerde intakelaag vóór pricing. Er worden geen tarieven berekend, geen marges bepaald, geen boekingen gemaakt en geen douanezaken afgehandeld. Uw TMS blijft gewoon staan.

De eerste drie design-partnerpilots kosten €2.950 excl. btw: €1.200 bij kickoff en €1.750 na de afgesproken acceptatietests. Dit is een betaalde pilot, geen gratis proof of concept. Kiest u binnen 14 dagen voor een uitrol, dan wordt het bedrag volledig verrekend.

Tien werkdagen, gerekend vanaf het moment dat de toegang, 30–100 historische voorbeelden en één operationele reviewer beschikbaar zijn. De eerste fase draait volledig op historische data of in shadow mode.

Nee. Geen enkele klantmail of risicogevoelige actie gaat de deur uit zonder akkoord van uw reviewer. Twijfelgevallen en tegenstrijdige informatie gaan naar controle in plaats van dat ze als feit worden aangenomen.

Moesten er meerdere eerst terug naar de klant of intern worden uitgezocht? Deel dan uw huidige intakeproces en het aantal aanvragen per week.